Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 10 novembre 2026

Cette mise à jour précise les journaux de sécurité, le traitement des abus et des incidents de confidentialité, les courriels de compte ainsi que les fonctions d’IA confiées à Google (API Gemini), et ajoute les services d’adresse utilisés à la création de votre espace (Google Maps, OpenStreetMap). Vos choix existants de marketing, de mesure d’utilisation et de relecture de session restent applicables.

Introduction

Minerva Flow (« nous », « notre » ou « le Service ») s'engage à protéger les renseignements personnels de ses utilisateurs et de leurs clients. La présente Politique de confidentialité détaille les types de données que nous recueillons, la manière dont elles sont utilisées, sécurisées et conservées, conformément à la Loi 25 du Québec et aux standards internationaux de protection de la vie privée.

1. Données que nous collectons

Dans le cadre de l'exploitation de l'application, nous pouvons recueillir :

Renseignements de compte : Nom, prénom, adresse courriel, photo de profil et rôle au sein de l'établissement.
Données de l'établissement : Nom du restaurant/café, adresse, chiffre d'affaires quotidien, dépenses, stocks, inventaire et données d'équipe.
Données de connexion et d'authentification : Identifiants de compte et renseignements nécessaires à l’authentification gérés par notre fournisseur de connexion (Google, Apple, Microsoft, selon le mode utilisé).

2. Données des membres du programme de fidélité

Si vous êtes client d'un établissement participant et utilisez Minerva Flow, sur le web ou dans l'application mobile (le « Portail client »), pour cumuler des points ou échanger des récompenses, nous recueillons également, de façon distincte des renseignements de compte du personnel décrits à la section 1 :

Coordonnées : Votre nom, votre courriel et, si vous les donnez, votre date de naissance et votre téléphone. Le téléphone est facultatif ; il sert à vous retrouver au comptoir si vous n'avez pas votre code. Nous ne l'utilisons jamais pour vous envoyer des textos ni pour vous appeler. Le personnel qui vous sert peut le voir sur votre fiche.
Historique de points : Chaque visite, ajustement et échange de points qui vous concerne, avec la date et le montant associés.
Échanges de récompenses : Les récompenses que vous avez réclamées et les codes à usage unique générés pour les valider en établissement.
Historique de visites : Nombre de visites, montant total dépensé et date de votre dernière visite auprès de chaque établissement participant dont vous êtes membre.
Préférences du compte : Photo de profil, offres favorites et fréquence des notifications que vous choisissez de recevoir.
Identifiant de notifications : Un jeton Apple sur iOS ou un identifiant d'installation Firebase sur Android permet de joindre cet appareil, si vous activez les notifications. Sur Android, l'inscription à ce service reste désactivée avant votre choix. Google Firebase Cloud Messaging reçoit cet identifiant, l'identifiant interne du compte et le contenu nécessaire à l'acheminement des messages. Aucun mot de passe ni renseignement de paiement ne lui est envoyé. Vous pouvez désactiver les notifications dans les paramètres de votre appareil; l'application retire alors son inscription lors de sa prochaine ouverture. La déconnexion retire également l'appareil du compte.

Ces renseignements sont utilisés exclusivement pour faire fonctionner votre compte de fidélité (calcul des points, affichage de votre historique, notifications que vous avez autorisées) et ne sont jamais utilisés à des fins publicitaires externes. Les droits d'accès, de rectification et de suppression décrits à la section 7 s'appliquent également à ces données.

3. Utilisation des données via les API Google (Google API Disclosure)

L'utilisation et le transfert par Minerva Flow vers tout autre outil des informations reçues des API Google respectent scrupuleusement la politique d'utilisation des données utilisateur des services API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use requirements).

Les données obtenues via les API Google (telles que les informations de profil d'authentification OAuth ou l'intégration Google Business/Places) ne sont utilisées que pour fournir et améliorer les fonctionnalités d'exploitation de votre établissement dans l'application.
Vos données Google ne sont jamais vendues, louées ni partagées à des tiers à des fins publicitaires ou de prospection commerciale.
Les données Google ne sont aucunement utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généraux sans votre consentement explicite.

4. Utilisation des données

Nous traitons vos données exclusivement pour :

Gérer votre compte et fournir l'accès sécurisé aux tableaux de bord de votre restaurant.
Générer des analyses financières, des prévisions de chiffre d'affaires et des recommandations d'ingénierie de menu.
Envoyer les confirmations de création de compte, les avis de nouvelle connexion et les notifications opérationnelles nécessaires.
Offrir les fonctions d'IA décrites à la section 6 (lecture de menu, brouillon de réponse aux avis, revue de performance, plan d'accueil à l'inscription et Flow AI).

Sécurité, prévention des abus et modération

Pour sécuriser les comptes, enquêter sur un abus signalé et appliquer nos conditions, nos fournisseurs d’authentification et d’hébergement peuvent consigner l’identifiant du compte, la méthode et l’heure de connexion, l’adresse IP source, les renseignements de navigateur ou d’appareil fournis par la connexion et les actions pertinentes dans l’application. Une adresse IP ou un nom d’appareil ne prouve pas, à lui seul, l’identité ni la localisation d’une personne.

L’accès est limité aux opérateurs autorisés et aux fournisseurs nécessaires à l’enquête. Nous pouvons conserver le contenu pertinent et un dossier d’incident, suspendre un compte, retirer un contenu abusif ou restreindre l’accès web depuis une adresse IP. Un réseau partagé peut toucher d’autres personnes ; toute personne affectée par une erreur peut demander une révision humaine à flow@minervaflow.app. Ces journaux ne servent pas à identifier des personnes à partir de sources sans rapport ni à faire de la publicité.

Les journaux des fournisseurs suivent leurs durées de conservation applicables. Les preuves d’un incident sont conservées seulement le temps nécessaire à l’enquête, à une contestation ou à une obligation légale ; les renseignements utilisés pour prendre une décision concernant une personne sont conservés au moins un an après cette décision lorsque la loi québécoise l’exige. La mesure d’utilisation et la relecture de session facultatives gardent les choix décrits ci-dessous. Cette politique n’autorise pas un enregistrement illimité de votre activité.

Incidents de confidentialité et conservation

Lorsqu’un incident concerne un accès, une utilisation ou une communication non autorisés de renseignements personnels, ou leur perte, nous évaluons les risques, prenons les mesures nécessaires pour limiter le préjudice et consignons l’incident. Le registre des incidents de confidentialité est conservé au moins cinq ans après la prise de connaissance de l’incident. S’il existe un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées selon la loi.

Ce registre est distinct des journaux de connexion courants et contient les renseignements nécessaires pour documenter l’incident. Les pièces justificatives suivent leurs obligations de conservation applicables et les besoins d’une enquête ou d’une procédure. Vous pouvez demander à notre responsable de la vie privée des renseignements sur votre dossier, une correction ou le traitement d’une plainte.

Courriels de compte et de sécurité

Nous utilisons l’adresse courriel du compte pour envoyer une confirmation de bienvenue et des avis de nouvelle connexion. Le suivi d’envoi contient l’identifiant du compte, le type et la date de l’événement, le statut d’envoi et le reçu du fournisseur de courriels. Les courriels de sécurité ne contiennent ni votre mot de passe ni vos jetons de session. L’accès à ces dossiers est limité aux personnes autorisées et aux fournisseurs nécessaires à l’envoi et à la sécurité du service.

Les courriels promotionnels reposent sur un accord distinct et offrent un moyen de se désabonner. Les messages de compte et de sécurité ne vous inscrivent pas au marketing. Vos choix existants pour la mesure d’utilisation et la relecture de session facultatives restent applicables.

5. Mesure d'utilisation, erreurs et enregistrement de session (PostHog)

Pour comprendre où les personnes se heurtent à une difficulté et corriger les erreurs, nous utilisons PostHog, un outil de mesure d'utilisation de produit, dans le site web et dans l'application mobile. Les données sont transmises à PostHog (serveurs aux États-Unis) ; sur le site, les requêtes passent par notre propre domaine.

Avant votre accord, sur le site web : seulement un compte anonyme des visites, sans témoin ni stockage dans le navigateur ; la personne n'est pas identifiée (une empreinte protectrice calculée sur les serveurs de PostHog). La mesure et l'enregistrement de session décrits ci-dessous démarrent seulement après avoir choisi « Accepter » dans l'avis de confidentialité.
Ce qui est mesuré : les pages et écrans consultés, les actions importantes (inscription, commande, création d'une campagne…), les erreurs rencontrées, la langue et la plateforme (web ou ios).
Ce qui n'est pas envoyé dans l'application mobile : courriel, nom, numéro de téléphone, contenu des commandes ou textes saisis. Une personne y est reconnue par un identifiant de compte opaque, son rôle et sa langue.
Sur le site web : le nom du compte connecté (propriétaire ou équipe) est associé à l'identifiant afin de retrouver la personne dans l'outil.
Enregistrement de session : reconstitution de ce que vous voyez à l'écran pour reproduire un problème. Les champs de saisie sont toujours masqués et le trafic réseau n'est pas capté. Sur iOS, tous les textes et toutes les images sont masqués. Sur le site, les textes sont masqués sur toutes les pages qui peuvent montrer des clients, du personnel, des fournisseurs, des auteurs d'avis, la facturation ou le compte; ils ne sont lisibles que sur les pages sans données de tiers (par exemple le menu, la carte, la connexion et le site public). Sur le site et sur iOS (à partir de la version 31), il est actif par défaut, mais il ne démarre qu'après l'affichage d'un avis de confidentialité à la première utilisation, et jamais si vous refusez. L'avis propose un refus en un geste qui coupe la mesure d'utilisation et l'enregistrement, et vous pouvez changer d'avis à tout moment dans Paramètres › Sécurité (site) ou Compte › Confidentialité (iOS). Sur iOS, un indicateur discret reste visible pendant l’enregistrement, et l'enregistrement peut être arrêté à tout moment dans les réglages de confidentialité. L'application Android n'enregistre pas les sessions : elle envoie seulement des événements d'usage (écrans et actions, liés à un identifiant de compte opaque, jamais votre nom, courriel ou commandes) et offre un interrupteur pour les couper dans Compte.

Comment le désactiver : dans l'application, Compte › Confidentialité permet d'arrêter la mesure d'utilisation et l'enregistrement de session. Vous pouvez aussi écrire à privacy@minervaflow.app pour consulter ou faire supprimer les données qui vous concernent. Nous ne vendons pas ces données et elles ne servent pas à de la publicité ciblée.

6. Partage et sous-traitants

Vos données ne sont jamais commercialisées. Elles ne sont partagées qu'avec des prestataires techniques de confiance nécessaires au fonctionnement du service (tels que Supabase pour le stockage sécurisé des données, Vercel pour l'hébergement, Resend pour l'envoi des courriels, Apple et Google Firebase Cloud Messaging pour les notifications autorisées, Sentry pour le suivi des plantages, PostHog pour la mesure d'utilisation décrite à la section 5, Google (API Gemini) pour les fonctions d'IA décrites ci-dessous, Google Maps Platform, la Fondation OpenStreetMap (Nominatim) et CARTO pour l'adresse et la carte de votre établissement décrites ci-dessous), tous soumis à des exigences contractuelles strictes en matière de sécurité et de confidentialité.

Fonctions d’IA : Google (API Gemini)

Lorsque vous utilisez une fonction d’intelligence artificielle de Minerva Flow, Google reçoit, au moyen de l’API Gemini, seulement ce dont cette fonction a besoin :

Lecture d’un menu : la photo ou le PDF du menu que vous importez, pour en extraire les plats, les sections, les prix et les descriptions.
Brouillon de réponse à un avis : le nom du restaurant, la note, le texte de l’avis (jusqu’à 1 500 caractères) et le prénom de son auteur, pour préparer un brouillon que vous relisez avant de le publier.
Revue de performance : la période et des indicateurs regroupés (ventes, programmes, campagnes, plats et pertes), avec le nom du restaurant lorsque vous demandez la revue dans l’application ; le rapport hebdomadaire envoie les mêmes indicateurs. Aucun renseignement sur un client n’y figure.
Plan d’accueil à l’inscription : la description de votre commerce que vous écrivez et, si vous indiquez l’adresse de votre site web, un résumé de ses pages publiques.
Flow AI et @FlowAI dans le chat d’équipe : le texte que vous écrivez à Flow AI (les derniers messages de la conversation), avec un résumé des données du restaurant nécessaires à la réponse : nom et ville, ventes, menu, campagnes, stocks, alertes, ainsi que le nom de trois clients inactifs au plus, avec leur dépense totale et leur dernière visite. Si vous choisissez le dossier « Opérations & Équipe », le nom, le poste et le taux horaire des membres de l’équipe s’y ajoutent. Dans le chat d’équipe, seul le message adressé à @FlowAI est envoyé, sans les liens, adresses courriel ni numéros de téléphone qu’il contient.

Ces renseignements sont traités à l’extérieur du Québec et du Canada : selon les conditions de Google, ils peuvent être conservés de façon temporaire, ou en cache, dans tout pays où Google ou ses mandataires ont des installations. Selon les conditions de Google applicables aux services payants de l’API Gemini, Google n’utilise ni les requêtes, ni les fichiers qui les accompagnent, ni les réponses pour améliorer ses produits ; il les journalise pendant une durée limitée, uniquement pour détecter et prévenir les utilisations interdites, assurer la sécurité de ses services et répondre aux obligations de divulgation légales ou réglementaires. Les réponses de l’IA peuvent contenir des erreurs : vérifiez-les avant de vous y fier.

Sur l’iPhone : Apple Intelligence et Apple Plans

Lorsque votre iPhone prend en charge Apple Intelligence, l’application Minerva Flow peut résumer les avis affichés sur la page d’un café, et la semaine d’un propriétaire, avec le modèle de langage d’Apple qui fonctionne sur le téléphone lui-même. Le texte reste sur l’appareil : il n’est envoyé ni à Minerva Flow, ni à Google, ni à Apple. Ces résumés sont indiqués comme tels et peuvent contenir des erreurs ; les avis eux-mêmes restent affichés.

Pour montrer les cafés et boulangeries autour de vous qui ne sont pas encore partenaires, l’application demande à Apple Plans les lieux proches de votre position, comme le fait toute application de carte ; la politique de confidentialité d’Apple s’applique à cette demande. Lorsque vous touchez « Je veux la carte ici », nous gardons le nom du lieu, son type, sa position arrondie à environ 100 m et votre compte, jamais votre propre position.

Adresse de votre établissement : Google Maps et OpenStreetMap

Lorsque vous créez votre espace, vous pouvez trouver votre établissement sur Google Maps ou taper son adresse. Ce que vous tapez dans le champ de recherche est transmis à Google (Google Maps Platform) pour proposer des fiches, et la fiche choisie s'affiche sur une carte Google. Nous ne gardons que l'identifiant de la fiche, jamais le texte de Google.

Si vous tapez l'adresse vous-même, la rue, la ville, le code postal et la province (jamais le nom de l'établissement ni un numéro de local) sont transmis au service d'adresses de la Fondation OpenStreetMap (Nominatim) pour placer l'épingle sur la carte. La carte elle-même est dessinée à partir de tuiles fournies par CARTO, qui ne reçoit que la zone affichée à l'écran. Ces services sont situés à l'extérieur du Québec et du Canada, surtout dans l'Union européenne et aux États-Unis.

Lieu de conservation : la base de données qui contient votre compte et les données de votre restaurant est hébergée par Supabase aux États-Unis (région us-east-1), et l'application web est diffusée par Vercel. Vos renseignements sont donc conservés et traités à l'extérieur du Québec et du Canada. Nous nous appuyons sur les engagements contractuels de sécurité de ces fournisseurs et sur les contrôles d'accès décrits dans cette politique. Pour poser une question sur ce transfert ou exercer vos droits, écrivez à privacy@minervaflow.app.

7. Droits et Responsable de la vie privée (Loi 25)

Conformément à la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels au Québec), vous disposez du droit d'accès, de rectification, de portabilité et de suppression de vos données personnelles.

Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à la protection de vos renseignements personnels, contactez notre responsable de la vie privée, Kael Belceus, à : privacy@minervaflow.app ou via notre page Aide & Support.